行政岗的活有个特点：不难，但杂、碎、重复，而且永远做不完。这恰好是 AI 最擅长的那类工作。
下面 5 件事，是行政岗普遍耗时多、也适合先交出去的。按这个顺序推进，做完一件再下一件。
第 1 件：会议纪要（每周省 2–3 小时）
做法：录音转写后，让 AI 按"结论 / 待办表格 / 未决问题 / 风险提醒"四段输出。
提示词要点：要求待办用表格输出，四列——事项、责任人、截止时间、验收标准；并明确"责任人如果原文没说就写待明确，不要猜"。
必须复核：责任人、时间、数字。这三项 AI 最容易弄错。
时间对比：2 小时的会，人工整理 60–120 分钟 → AI 出稿 5 分钟 + 复核 10 分钟。
第 2 件：通知、公告、函件起草（每周省 1–1.5 小时）
做法：给它"事项 + 生效时间 + 需要员工做什么 + 咨询渠道"四要素。
写一份全员通知，事项是【什么】，生效时间是【具体日期】。
要求：标题就写清事项和生效时间；正文条目化，每条只说一件事；
单独一段写"你需要做什么"；结尾给咨询渠道。
写完后检查一遍：有哪些地方可能被理解成两种意思？
必须复核：涉及考勤、处罚、福利调整的通知，发出前必须经负责人确认。AI 只负责起草。
第 3 件：周报、月报汇总（每周省 1.5–2 小时）
做法：把各组提交的零散内容一次性贴给它，让它按统一结构汇总。
提示词要点：明确"只汇总已提交的内容，不要补充没出现的信息"——这条很重要，否则它会自己编进度。
进阶：定好一个汇总模板后存下来，以后每周只改数据。这一件是最容易形成复利的。
第 4 件：文件分类归档（每月省 2–3 小时）
做法：把整理规则说清楚（按什么分类、命名格式是什么），让它批量处理。
请按以下规则整理这个文件夹：
1) 按【年份/月份】建立子文件夹
2) 文件重命名为【YYYYMMDD-事项-版本】格式
3) 文件名里已有的日期不要改
4) 遇到规则覆盖不到的文件，单独列出来让我决定，不要自行处理
必须复核：第 4 条是关键——让它把不确定的挑出来，而不是自己猜。批量操作出错的代价很大。
第 5 件：行程、接待安排（每周省 0.5–1 小时）
做法：把时间、人员、地点、预算约束告诉它，让它出两三个方案。
注意：这类涉及外部协调和实时信息（航班、路况、营业时间）的事，AI 只能出初稿，关键信息必须自己确认。
推进顺序建议
| 顺序 | 先做 | 理由 |
|---|---|---|
| 1 | 会议纪要 | 频次高、省时明显、做错了容易改 |
| 2 | 周报月报 | 有固定套路，容易做成模板 |
| 3 | 通知公告 | 模板化后几乎零成本 |
| 4 | 文件归档 | 频次低但单次很耗时 |
| 5 | 行程接待 | 涉及外部信息，放最后 |
三条经验
- 先模板化，再谈效率：头部件花的时间会比手工还长，因为你定模板。第二件开始才是净赚。
- 复核时间不能省：AI 出稿 5 分钟，复核 10 分钟。省掉复核，省下的时间会以另一种方式还回去。
- 做三件就够：不要一次性把五件全铺开。做透三件，效果已经很明显，压力也小。
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