行政岗用 AI：通知、公告、会议纪要、值班表，四类高频材料怎么做

行政的活有个特点：不难，但杂、频繁、格式要求死。这类活特别适合交给 AI。下面按四类说。

一、通知 / 公告

可复制的任务说法：

写一份公司通知，内容是【具体事项】。要求：正式公文语气；结构为"事由—时间地点—要求—落款"； 不超过 300 字；不出现模糊表述（如"近期""尽快"），时间地点必须具体；落款为【部门名】+ 日期。

关键技巧：给一份旧通知做样例。"参考附件这份通知的格式和语气来写"——比写一百字要求都准。

人工核对：时间、地点、人名、部门名——这四类它最容易编。

二、会议纪要

两种做法：

注意：口语转写稿里有很多"嗯""那个""就是说"，它会自动清理，但可能误删实质内容。 整理完对照原稿扫一遍决议部分。

人工核对：责任人、时间节点、决议是否完整。

三、值班表 / 排班表

可复制的任务说法：

根据以下人员名单和日期范围排值班表：共【N】人，【日期范围】，每天 1 人； 要求：同一人两次值班之间至少间隔 2 天；【某人】【某日期】不可用（已请假）； 输出为表格：日期 / 星期 / 值班人 / 联系电话后四位。

关键：把规则一次说全。漏说"间隔 2 天"，它就会连排。

人工核对：请假冲突、间隔规则——排班规则它容易漏一条。

四、制度文件 / 流程说明

可复制的任务说法：

写一份【制度名称】，适用对象为【谁】。结构：一、目的；二、适用范围；三、具体规定（分条）； 四、责任与处罚；五、附则。要求：条款编号用"第X条"；表述中性不含歧义； 不出现"原则上""尽量"这类无法执行的措辞；总长不超过 1500 字。

人工核对：制度类文件必须过法务或负责人，AI 只能出初稿，不能定稿。 涉及劳动用工、处罚条款的尤其要谨慎。

行政岗的三条通用规矩

1. 建一个模板库。把公司常用的格式存好，每次给它参考，出来的东西格式就不会跑。

2. 时间地点人名一律最后人工填。这类信息它一定不知道，让它留【】占位，你最后填。

3. 对外发布前必过一遍。行政材料往往是全公司转发，出错影响面大。

能省多少时间

一周按 5 份材料算，保守能省 4-6 小时。