用 AI 写邮件，常见的结果是：写得挺通顺，但发出去总觉得"不像我"，或者对方抓不住重点。
根本原因是你没告诉它两件事：发给谁和要对方做什么。补上这两点，质量立刻不一样。
写之前先想清楚的三件事
- 对方是谁：领导要结论，客户要安心，同事要可执行，全员要无歧义
- 要对方做什么：回复？审批？执行？还是仅知会？
- 不写会怎样：如果不写对方也能猜到，那这封邮件可能没必要发
六种场合的写法
1. 向领导汇报 / 请示
以【岗位】身份给领导写一封邮件，主题是【事项】。
头部段直接说结论和请求（需要领导做什么决定 / 批什么），
第二段给支撑信息（不超过 3 条，要有具体数字），
第三段说明风险和备选方案。
全文不超过【250】字，语气恭敬但不卑微，不要用"尊敬的"开头的空话。
要点：领导邮件重要的就是头部段。结论和请求必须在三行之内出现。
2. 对客户
给客户写一封【类型】邮件。背景：【一句话】。
要求：先说与对方相关的好处，再说我们要做什么；
如果涉及时间，给出具体日期而不是"尽快"；
结尾给出明确的下一步和联系人；
语气专业、温和，不要用感叹号，不要过度承诺。
要点：客户邮件里"尽快""大概""应该没问题"这三个词是纠纷来源，一律换成具体时间或具体条件。
3. 对同事 / 协作方
给同事写一封协作邮件，请对方【做什么】。
要求：开门见山说请求；
用条目列出需要对方配合的具体动作；
每条目给出截止时间；
说明这件事对对方的影响（为什么需要他配合）。
语气平等直接，不要客套铺垫。
4. 催办（最容易得罪人，要讲究）
我要催一下【事项】，上次沟通是【时间】，现在已经过了【多久】。
请写一封催办邮件，要求：
1) 不指责、不提"已经催过几次"
2) 假设对方是被别的事耽误了，给出台阶
3) 明确新的时间节点，并说明超期的影响（对事不对人）
4) 提供我能配合的部分，降低对方的行动成本
要点：催办邮件的诀窍是把"你要做什么"换成"我们一起怎么推进"。
5. 拒绝 / 婉拒
我要婉拒【请求】。原因是【真实但可对外说的原因】。
请写一封拒绝邮件：先感谢，再明确拒绝（不要含糊），
给一个替代方案或替代人选，
最后留一个未来合作的空间。
不要用"再说吧""看情况"这种让人误以为还有希望的措辞。
6. 全员通知
写一份全员通知，事项是【什么】，生效时间是【具体日期】。
要求：标题就写清事项和生效时间；
正文用条目，每条只说一件事；
涉及员工需要做的动作，单列一段"你需要做什么"；
结尾给出咨询渠道。
不要有任何可能产生歧义的表述。
要点：全员通知的特有标准是没有歧义。写完后让 AI 反过来检查："这份通知里，有哪些地方可能被理解成两种意思？"
写完必做的两个检查
- 让 AI 自查：加一句"请检查这封邮件：有没有歧义、有没有冒犯、有没有遗漏对方需要的信息，逐条列出。"
- 自己读一遍收件人名单：AI 不知道该发给谁。这一步永远人工做。
一个提醒
涉及金额、合同、处罚、人事决定的邮件，AI 只能起草初稿，必须人工逐字复核后再发。这类邮件一旦发出就收不回，谨慎一点不亏。
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